Что такое пресс-конференция и для чего она нужна? В первую очередь – это возможность донести свою позицию, точку зрения, свою новость или мнение до СМИ. С тем, чтобы журналисты, в свою очередь, донесли это до своих читателей. Но каждую ли новость нужно озвучивать на пресс-конференции? Очевидно, что нет. Мы рекомендуем проводить пресс-конференции в таких случаях:
- В компании произошло что-то экстраординарное (хорошее или плохое). Речь может идти о вхождении на рынок или уходе с него, о крупном конфликте или о крупной инвестиции. В любом случае, случилось что-то знаковое. Ради запуска очередного подвида продукции, очевидно, созывать прессу не стоит – ценность контакта будет утеряна
- Компания намерена высказаться по поводу происходящего на ее рынке, с ее коллегами по бизнесу, прокомментировать эпохальное решение правительства. Например, введение новых таможенных пошлин, которое полностью перекроет импорт какого-то вида товаров. Либо же собирается подписать крайне невыгодное торговое соглашение
- Представление нового человека / передача полномочий
- Торжественное подписание важного договора, заключение сделки, передача ключей
- Презентация результатов регулярной активности (например, проведение ежемесячных исследований, регулярная оценка рынка)
Когда не нужно проводить пресс-конференцию:
- Если вы не готовы отвечать на вопросы
- Если вы хотите сообщить что-то узкому кругу доверенных журналистов, да еще и в режиме off the record, т. е. без дальнейшей публикации – для этого больше подойдет пресс-завтрак (пресс-ланч, пресс-кофе)
- Если речь идет о рядовом событии, которое не представляет широкого интереса или вы не готовы рассказать о нем, как о новом явлении
- Если спикер недостаточно подготовлен (плохо говорит, боится камер, неуверенно себя чувствует перед аудиторией)
О чем нужно помнить, принимая решение все-таки выйти на пресс-конференцию:
- Для компании / политика / общественного деятеля пресс-конференция – это возможность «вживую» сообщить журналистам новость. Для телевидения и радио – важны соответственно «живая» картинка и звук. В отличие от пресс-релиза, который может быть подготовлен пресс-службой, новости на пресс-конференции, как правило, озвучивает первое лицо или его уполномоченный представитель
- Для журналистов – это возможность задать вопросы и получить уточнения. Поэтому если вы решились на пресс-конференцию – будьте готовы к неудобным вопросам, необходимости объяснить свою позицию, аргументировать ее. Если не готовы отвечать на вопросы – лучше ограничиться пресс-релизом или записать видеообращение
- Берите с собой все необходимые документы в виде пресс-пакетов для каждого журналиста. Пересказывать текст всех решений судов или постановлений не нужно – достаточно передать суть и озвучить свои выводы. Кроме того, желательно визуализировать происходящее хотя бы простой схемой, которую также стоит вложить в пресс-пакет. Нужны фотографии / видео для иллюстрации? Вложите их на диске / флешке или дайте публичный доступ к файлообменнику для скачивания
- Аккредитация на пресс-конференцию – еще не гарантия, что журналист посетит мероприятие, и наоборот, некоторые представители СМИ забывают аккредитоваться или узнают о медиа-событии случайно. Не всегда это повод для того, чтобы их не пускать. Если, конечно, нет точной информации о том, что этот человек – один из «городских сумасшедших» или подставной скандалист ваших оппонентов. Для этого организацией пресс-конференции должен заниматься человек, понимающий реальное положение дел в современных СМИ
- Бытует ошибочное мнение, что, если до или после пресс-конференции организовать фуршет, да еще и сообщить об этом в анонсе – на мероприятие придет больше людей. Это так, но не совсем. Существует отдельная категория лиц, именующих себя журналистами, которые в течение дня посещают такие события исключительно для того, чтобы полакомиться вкусненьким. Неопытные пресс-секретари, которые не знают этих граждан в лицо или по фамилии, не сразу имеют возможность отсечь таких посетителей. А те, к слову, не гнушаются даже собирать еду в пакетики. Именно поэтому, чтобы избежать недоразумений, от фуршетов на открытых мероприятиях мы рекомендуем отказаться вовсе.
- Пост-сопровождение пресс-конференции. Для СМИ сама конференция, как правило, не является поводом для новости или статьи. Не стоит думать, что если журналист пришел на событие, он обязательно об этом напишет, «потому что потратил время». К сожалению, или к счастью, профессиональные журналисты используют пресс-конференции только как один из источников информации. Поэтому именно новости, которые вы озвучите, будут поводом для материала. Но не само событие. Если же новостей не будет, вы будете говорить о банальностях или не ответите на главные вопросы – то и положительного освещения ваших историй ждать не стоит.
Мы в PR-Effect имеем большой опыт проведения пресс-конференций, круглых столов, пресс-ланчей и других мероприятий для прессы, поэтому наши клиенты получают максимальный эффект от таких событий и необходимый резонанс в СМИ именно благодаря их качественной подготовке и проведению.